Wie läuft das Verfahren mit einer digitalen Schlüsselbox?

Digitale Schlüsselbox

Verfahren zur Ausgabe eines Fahrzeugs mit einem digitalen Schlüsselkasten

1. Überprüfung der Buchung:

• Wurde die Miete vollständig bezahlt?
• Wurde die Kaution hinterlegt?
• Wurde der Führerschein überprüft?

Alle drei Punkte müssen erfüllt sein, bevor das Auto vergeben wird und wir mit dem nächsten Schritt fortfahren können.

Sollte einer der oben genannten Punkte noch nicht erfüllt sein, bitten Sie den Kunden, dies zu erledigen. Rufen Sie den Kunden erst zurück, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.

2. Kaution, Miete und Führerschein überprüft:

Die Kaution und die Miete wurden bezahlt, und der Führerschein wurde überprüft. Öffnen Sie nun das Blatt für den entsprechenden Standort und suchen Sie anhand des Kennzeichens des Mietwagens nach dem Haken, an dem der Schlüssel hängt. Im oben abgebildeten Beispiel hängt der Volkswagen Golf Sportsvan aus Delft Noord mit dem Kennzeichen R-154-SP an Haken 2.

Bevor Sie den Code für die Keybox herausgeben können, muss der Kunde zunächst den Vertrag unterschreiben. Um den Vertrag abschicken zu können, muss der Kilometerstand eingetragen werden. Dieser wird auf dem Blatt direkt nach dem amtlichen Kennzeichen vermerkt. Für den Volkswagen Golf Sportsvan aus Delft Noord ist der Kilometerstand beispielsweise 54071. Tragen Sie diesen Kilometerstand bitte in die Buchung ein.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass der Kilometerstand nicht eingegeben wurde, können Sie die Schaltfläche „km abrufen“ verwenden. Dadurch wird automatisch der zuletzt erfasste Kilometerstand für dieses Fahrzeug eingetragen. Alternativ können Sie auch in der vorherigen Buchung nachsehen und den Kilometerstand dieser Buchung übernehmen.

3. Vertrag senden:

Nachdem Sie den Kilometerstand eingegeben haben, senden Sie den Vertrag an den Kunden. Dies können Sie unter „Aktionen“ in der Buchung tun, indem Sie die Option „Elektronischen Vertrag senden“ auswählen.

4. Vertrag überprüfen

Ist der Vertrag unterzeichnet, wird der Status als „unterzeichnet“ angezeigt (siehe Beispiel). Falls der Kunde den Vertrag noch nicht unterschrieben hat, steht dort „Senden“.

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, können Sie auf „Vertrag anzeigen“ klicken, um den Vertrag zu öffnen und zu überprüfen, ob der Kunde beide Seiten unterschrieben hat.

4. Code an den Kunden senden:

Der Code kann nun entweder in den Buchungsbeleg eingetragen oder dem Kunden zugesendet werden.

Verfahren bei Schlüsselbox, wenn keine Buchung vorhanden ist:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Schlüssel der verfügbaren Fahrzeuge in der digitalen Schlüsselbox abgelegt sind.
2. Generieren Sie die Codes.
3. Tragen Sie die Codes sowie den Kilometerstand des Fahrzeugs in die zugehörige Excel-Tabelle ein.