Réservation

Modification des dates

Accéder à la réservation

Accédez à votre calendrier de réservation et sélectionnez la réservation souhaitée. Cliquez sur « Afficher » pour ouvrir les détails de la réservation.

Localiser et ajuster les dates

En début de liste des réservations, vous verrez les dates de réservation actuelles. Cliquez sur la date que vous souhaitez modifier et mettez-la à jour en fonction de la demande du client.

Important : si le client utilise déjà le véhicule, la première date ne peut pas être modifiée. La modifier pourrait avoir un impact sur les valeurs de réservation.

Pour prolonger la réservation, ajustez la deuxième date (la date « Jusqu'au»). Mettez-la à jour en fonction de la nouvelle date de retour prévue, puis enregistrez les modifications.

Traiter les modifications de paiement

Une fois la réservation enregistrée, un numéro marqué en rouge apparaît sur le côté droit (visible dans Paiements). Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre des paiements.

Dans la fenêtre des paiements, cliquez sur « Options de paiement » sur le côté droit.

Sélectionnez « Envoyer le lien de paiement (Réservation) » pour envoyer au client un lien lui permettant de payer le prix de location actualisé.

Envoyer et finaliser le contrat
Revenez à la page de présentation de la réservation et cliquez sur « Actions », puis sélectionnez  « Envoyer le contrat électronique ». Le client recevra un nouveau contrat à signer par e-mail.

Informez le client qu'il doit terminer cette étape en signant le document.

Changement de véhicule

Si un client se présente pour prendre un véhicule et que le véhicule réservé n'est pas disponible, ou si le client souhaite changer de véhicule, suivez les étapes suivantes :

1. Accès à la Réservation
   • Ouvrez le calendrier des réservations, sélectionnez la réservation concernée et cliquez sur « Afficher » pour accéder à la réservation.
2. Changer le véhicule
   • Dans la partie supérieure, au-dessous des dates de réservation, vous trouverez le numéro de plaque d'immatriculation du véhicule attribué. Cliquez sur ce numéro.
   • Un menu déroulant apparaît, affichant tous les véhicules disponibles. Sélectionnez la plaque d'immatriculation souhaitée, puis enregistrez la réservation.
3. Gérer les ajustements de paiement
   • Après l'enregistrement, vérifiez si un chiffre marqué en rouge apparaît dans le coin supérieur droit de la page. Ce chiffre indique une modification de la valeur de l'enregistrement :
   • Valeur négative : Le client a droit à un remboursement. Appelez la ligne hotline pour procéder à ce remboursement.
   • Valeur positive : Le client doit payer la différence.
   • Discutez de l'ajustement avec le client et convenez des prochaines étapes.
4. Traiter le paiement des frais supplémentaires
   • Si le client doit payer un supplément, envoyez-lui un lien de paiement :
   • Allez dans Paiements → Options de paiement → Envoyer le lien de paiement (Réservation) pour envoyer par e-mail le lien de paiement au client.

Conducteurs

Conducteur principal

Dans les informations sur la réservation, le louer principal (et le conducteur principal) est répertorié dans la section «Informations du client ».

Les détails de cette section peuvent être modifiés, mais uniquement si la réservation n'a pas encore commencé.

Deuxième conducteur

Si le client a déjà enregistré un deuxième conducteur, ses coordonnées apparaîtront dans la section « Conducteur supplémentaire», sous « Informations du client ».

Ces données peuvent également être mises à jour si nécessaire.

Ajout de conducteurs supplémentaires

Les clients peuvent enregistrer des conducteurs supplémentaires à tout moment avant le début de la réservation.

Pour ajouter un autre conducteur, cliquez sur le bouton « + », entrez les informations requises et enregistrez la réservation.

N'oubliez pas de demander au client/conducteur de vérifier son permis.

Kilometres

Km journaliers inclus 

Chaque réservation comprend une allocation journalière de 100 kilomètres. Les clients peuvent acheter des kilomètres supplémentaires à un prix fixe qui varie selon le véhicule.
 

1. Réduction par paquets de km supplémentaires
   • 100 kilomètres supplémentaires : 10% de réduction sur le prix au kilomètre.
   • 200 kilomètres supplémentaires : 20% de réduction.
   • 300 kilomètres supplémentaires : 30% de réduction.
   • Plus de 400 kilomètres supplémentaires : Réduction maximale de 40 %.
      
2. Dépassement des kilomètres
   Si le nombre total de kilomètres parcourus dépasse l'allocation incluse et les kilomètres supplémentaires achetés, vous (le loueur) pouvez facturer au client le dépassement au prix fixé par kilomètre.
    
3. Enregistrement et traitement des frais kilométriques
   • Après la restitution du véhicule, saisissez le kilométrage final dans la case « Km au retour » située sous la section « Carburant et Kilomètres » dans l'aperçu de la réservation.
   • Le système calcule automatiquement le dépassement et le coût dû par le client.
      
4. Notifier au client 
   • Si le client est présent : Informez-le directement des frais supplémentaires.
   • Si le client est parti : Envoyez un courriel de paiement avec les détails.
   • Vous pouvez déduire le montant directement du dépôt. 
      
5. Dernières étapes
   Sauvegardez la réservation après avoir saisi les détails du kilométrage pour vous assurer que les changements sont enregistrés. Vous pouvez ensuite restituer le solde de la caution et clôturer la réservation (Actions →Clôturer la réservation).