Een reservering aanpassen

Wijziging van de data

Toegang tot de reservering
Ga naar je reserveringskalender en selecteer de gewenste reservering. Klik op "Bekijken" om de reserveringsdetails te openen.

Data vinden en aanpassen
Aan het begin van de reserveringslijst zie je de huidige reserveringsdata. Klik op de datum die je wilt wijzigen en werk deze bij volgens het verzoek van de klant.

Belangrijk: Als de klant de auto al gebruikt, kan de eerste datum niet worden gewijzigd. Het wijzigen ervan kan invloed hebben op de reserveringswaarden.

Om de reservering te verlengen, pas je de tweede datum (de "tot"-datum) aan. Werk deze bij volgens de nieuwe verwachte retourdatum en sla de wijzigingen op.

Betalingswijzigingen verwerken
Na het opslaan van de reservering verschijnt er een nummer gemarkeerd in rood aan de rechterkant (zichtbaar in Betalingen). Klik op dit nummer om het betalingsvenster te openen.

In het betalingsvenster klik je op "Betalingsopties" aan de rechterkant.
Selecteer "Stuur betalingslink (Reservering)" om een link naar de klant te sturen waarmee hij de bijgewerkte huurprijs kan betalen.

Stuur en finaliseer het contract
Ga terug naar de reserveringspagina en klik op "Acties", kies vervolgens "Stuur elektronisch contract". De klant ontvangt een nieuw contract dat per e-mail ondertekend moet worden.

Informeer de klant dat hij deze stap moet afronden door het document te ondertekenen.

Wijziging van voertuig

Als een klant zich meldt om een voertuig op te halen en het gereserveerde voertuig is niet beschikbaar, of als de klant van voertuig wil wisselen, volg dan de volgende stappen:

Toegang tot de reservering
Open de reserveringskalender, selecteer de betreffende reservering en klik op "Bekijken" om toegang te krijgen tot de reservering.

Het voertuig wijzigen
Bovenaan, onder de reserveringsdata, zie je het kenteken van het toegewezen voertuig. Klik op dit nummer.
Er verschijnt een keuzemenu met alle beschikbare voertuigen. Selecteer het gewenste kenteken en sla de reservering op.

Betalingsaanpassingen beheren
Na het opslaan, controleer of een rood cijfer verschijnt in de rechterbovenhoek van de pagina. Dit cijfer geeft een wijziging van de waarde van de reservering aan:

Negatieve waarde: De klant heeft recht op een terugbetaling. Bel de hotline om de terugbetaling te verwerken.

Positieve waarde: De klant moet het verschil betalen.
Bespreek de aanpassing met de klant en kom overeen wat de volgende stappen zijn.

Extra kosten voor betaling verwerken
Als de klant een toeslag moet betalen, stuur dan een betalingslink:
Ga naar Betalingen → Betalingsopties → Stuur betalingslink (Reservering) om de betalingslink per e-mail naar de klant te sturen.

Bestuurders

Hoofdbestuurder
In de reserveringsinformatie wordt de hoofdbestuurder (en de hoofdhuurder) weergegeven in de sectie "Klanteninformatie".

De gegevens in deze sectie kunnen worden gewijzigd, maar alleen als de reservering nog niet is begonnen.

Tweede bestuurder
Als de klant al een tweede bestuurder heeft geregistreerd, verschijnen hun gegevens in de sectie "Extra bestuurder", onder "Klanteninformatie".

Deze gegevens kunnen indien nodig worden bijgewerkt.

Extra bestuurders toevoegen
Klanten kunnen op elk moment voor de start van de reservering extra bestuurders registreren.
Om een andere bestuurder toe te voegen, klik op de knop " + ", vul de vereiste gegevens in en sla de reservering op.

Vergeet niet de klant/bestuurder te vragen om zijn rijbewijs te controleren.

Kilometers

Inbegrepen dagelijkse km's
Elke reservering bevat een dagelijkse kilometervergoeding van 100 km. Klanten kunnen extra kilometers kopen tegen een vaste prijs die varieert per voertuig.

Kortingspakketten voor extra kilometers

100 extra kilometers: 10% korting op de kilometerprijs.

200 extra kilometers: 20% korting.

300 extra kilometers: 30% korting.

Meer dan 400 extra kilometers: Maximaal 40% korting.

Kilometeroverschrijding
Als het totale aantal gereden kilometers de inbegrepen kilometers en de extra gekochte kilometers overschrijdt, kun je de overschrijding aan de klant factureren tegen de vastgestelde kilometerprijs.

Kilometrische kosten registreren en verwerken
Na de teruggave van het voertuig, voer het eindkilometerstand in het veld "Km bij teruggave" in de sectie "Brandstof en Kilometers" van de reserveringsoverzicht.

Het systeem berekent automatisch de overschrijding en de verschuldigde kosten voor de klant.

De klant informeren
Als de klant aanwezig is: Informeer hem direct over de extra kosten.
Als de klant al vertrokken is: Stuur een betalingsmail met de details.
Je kunt het bedrag direct van de borg afhalen.

Laatste stappen
Sla de reservering op nadat je de kilometerdetails hebt ingevoerd om ervoor te zorgen dat de wijzigingen zijn opgeslagen. Je kunt de borg dan retourneren en de reservering afsluiten (Acties → Reservering afsluiten).